ahmed_nagh42
عضو نشط
المراسلات والخطابات الإدارية:
المراسلة هي لغة التخاطب بين الإدارات المختلفة والعاملين فيها ، وهي من أكثر وسائل الاتصال المباشر ، فعالية واستخداماً، التي لا يمكن الاستغناء عنها، وتعرف الرسالة بأنها ورقة مكتوبة مرسلها شخص عادي أو معنوي، تأخذ صفة المراسلة الحالية والشخصية،
أما الرسالة الإدارية: رسالة مكتوبة للتخاطب بين جهتين لغرض وظيفي، أي أن لغة التواصل هي الكتابة.
أنواع المراسلات الإدارية:
1- مراسلات رسمية خارجية: تصدر عن مؤسسة حكومية أو خاصة إلى جهة تقع خارج إطار إدارتها، كالمراسلات بين الدول أو بين الوزارات المختلفة.
2- مراسلات رسمية داخلية: تتم داخل المؤسسة نفسها.
3-مراسلات رسمية ذات اتجاه نازل: تأخذ طابع الأمر ، وهي من الإدارة العليا إلى الدنيا أو من الرئيس إلى المرؤوسين .
4-مراسلات رسمية ذات اتجاه صاعد: تأخذ طابع الرجاء والطلب، تكون من الإدارة الدنيا إلى العليا أي من المرؤوسين إلى الرئيس. 5- مراسلات رسمية ذات اتجاه أفقي: مراسلات بين أقسام وفروع المؤسسة الواحدة والأفراد العاملين فيها.
المراسلات الحكومية:
قرار إداري: تعليمات وأوامر مكتوبة من الإدارة العليا للتنفيذ من قبل الإدارات الدنيا.
بلاغ: عبارة عن توجيهات للجهات المعنية من أي سلطة إدارية مخولة، حول طريقة تنفيذ أي قرار أو مرسوم أو قانون. تعميم: إعلان كتابي يحمل توجيهات لضمان سير العمل خلال فترة .
خطابات: مراسلات كتابية إدارية رسمية موجهة بين المستويات الإدارية المختلفة.
مطالعات: توضيحات بشأن مسألة معينة، تقدم إلى الجهة المختصة، تتناول الأنظمة والقوانين التي تمس هذه المسألة وتطرح الحلول والبدائل.
الحاشية: عبارة عن تعليق على أي مراسلة حكومية مرسلة إلى مستوى إداري أعلى، توضع الموافقة من عدمها أو أي تعليق تنفيذي. التوصية: وهي اقتراحات لتطوير الأداء قد يؤخذ بها أو لا وفق ما تقدره الجهة المسؤولة.
البيان: موقف رسمي لجهة ما إلى الناس عامة لتحديد موقفها من أي قضية مطروحة للرأي العام.
إعلان حكومي: مراسلة رسمية تنشر على وسائل الإعلام وفي الجريدة الرسمية تتضمن شروط خاصة سواء فيما يتعلق بوظيفة أو بمناقصة وما شابه.
أهمية المراسلات الإدارية:
- سهولة الاتصال بين المؤسسات الإدارية دون حاجة إلى لقاء المسئولين عن قرب.
- مستند قانوني للتحاكم في حال التنازل والخلاف.
- مصدراً ومرجع معلوماتي عند الضرورة والحاجة.
- توفر الوقت والمال والجهد.
- تتيح لكاتب الرسالة التوسع في طرح الموضوع بمزيد من التفاصيل وهو أمر لا يكون في غيرها من وسائل الاتصال.
الجوانب الفنية في كتابة الرسالة متطلبات يجب توافرها عند كتابة الرسالة وإخراجها فنياً بمظهر جمالي بترك انطباعاً إيجابياً لدى قارئ الرسالة، ويشمل ذلك نوع ولون ومقاس الورق المستخدم، إَضافة إلى مضمون الرسالة وتنسيقها وأجزائها المتعارف عليها. الورق: يجب اختيار ورق ملائم لطبيعة الرسالة المرسلة والتي تعكس درجة اهتمام المؤسسة، وهناك مواصفات ينصح أخذها بعين الاعتبار عن كتابة أي رسالة:
اللون: يفضل استخدام فواتح الألوان، وخاصة اللون الأبيض، يريح العين وأكثر وضوح وأنسب للمراسلات الرسمية.
والنوع: اختيار ورق قوي، ناعم الملمس، لا يتغير لونه إلى الصفرة ولا يقبل التلف.
المقاس :مسافات معينة متعارف عليها يجب الأخذ بها.
المسافات: هو ما يترك من فراغات بين الكلمات أو الأسطر أو الفقرات، بحيث يعطي الرسالة مظهر جمالي مقبول وجاذب. الهوامش: هو المسافة بين حواف الورقة المستخدمة من جميع الجهات ونص الرسالة، ولها دور في حفظ الرسالة من التلف في حال تمزقت أطرافها ، ويمنع تزوير الرسالة.
أجزاء الرسالة هناك عناصر وأجزاء أساسية يجب توافرها في أي رسالة إدارية في أي اتجاه
وهي: اسم وعنوان مرسل الرسالة: يكون في صدر الرسالة المرسلة ويتضمن البيانات الأساسية عن المؤسسة أو المنظمة المرسلة ، الاسم والشعار والهاتف والعنوان.
رقم وتاريخ كتابة الرسالة: وهو عنصر هام في الرسالة، يكتب في الجهة اليسرى أعلى الرسالة، وهو ما يجعل منها وثيقة رسمية. مرفقات و مشفوعات: يشار لها في مكان مخصص أسفل التاريخ، ويشار لها داخل الموضوع إذا كانت في جوهر الموضوع ومهمة.
الموضوع: عنوان يختصر موضوع الرسالة في الأعلى، بحيث يضع القارئ في صورة المطروح.
اسم وعنوان المرسل اليه: هو عنصر مهم من عناصر الرسالة ، قد تكون مرسلة لشخص أو مؤسسة ، فيكتب الاسم مسبوقا بكلمة (السيد/ السادة) ثم يتبع بكلمة (المحترم /الكرام..) تحية الرسالة: تأتي بعد كتاب إليه المرسل إليه ، لما لها من أثر طيب على القارئ وهي من الأدب والخلق ، يفضل الاختصار في ذلك ، هناك من يستخدم تحية الإسلام: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته أو تحية طيبة وبعد.
متن أو محتوى الرسالة: وهو نص الرسالة ومحتواها ومضمونها، ويفضل أن تكون حول موضوع واحد ، في حال الاضطرار تقسم الرسالة إلى فقرات ، مع الإشارة في كل منها إلى عنوان ورقم الرسالة المردود عليها مثلاً.
الجوانب الموضوعية في كتابة الرسالة يقصد بها الطريقة والأسلوب الذي تكتب فيه الرسالة وما تتركه من أثر إيجابي عند القارئ ما يسهل بناء العلاقات بين الأطراف المعنية، خاصة فيما يتعلق بوضوح ودقة وترابط الرسالة التي تريح قارئها وتضع له النقاط على الحروف بعيداً عن العشوائية والضبابية، وتتمثل الجوانب الموضوعية في الرسالة في الآتي :
الوضوح: اختيار كلمات سهلة بسيطة دون تعقيد و غموض وحشو، وأن تكون الجمل والأفكار مترابطة متناسقة ، ليسهل على المتلقي فهم المعنى والمقصد من الرسالة.
السهولة والبساطة في لغة الكتابة، مناسبة للإنسان العادي، مع تجنب اللغة العامية أو الفصحى المعقدة التي لا تحقق المعنى ومقصده.
الاختصار: التركيز على الموضوع، واختيار الكلمات والعبارات الأنسب بإيجاز دون إطالة أو اسهاب، وتجنب التكرار والحشو الذي لا يضيف شيئاً.
قوة اللغة: أي خلوها من الأخطاء اللغوية والنحوية، استخدام كلمات تترك أثراً عند القارئ، مع ضرورة تجنب الألفاظ الركيكة أو تلك التي تحتمل أكثر من معنى وتفسير.
لطافة اللغة: بحيث تكون لغة تنم عن احترام وأدب متبادل، تسهم في بناء العلاقات واستمرارية التواصل الفعال.
قواعد كتابة المراسلات الإدارية احترام السلم الإداري والتدرج الوظيفي، وهو يتخذ شكل هرمي من الإدارة العليا إلى الأسفل. المسؤولية عن اتخاذ أي قرار وتحمل توابعه، وينصح في هذا الإطار بعدم استخدام ضمير الجمع، وإنما استخدام الضمير المفرد مضافاً دون ذكره. الحيطة والحذر في لغة الكتابة خاصة فيما يتعلق بالمواضيع التي يترتب عليها اتخاذ قرارات حتى لا يتحمل توابعها. المحافظة على أمانة المهنة وأسرار المؤسسة بحيث تكون المراسلات والخطابات وما ينتج عنها من قرارات داخل حدود هذه المؤسسة لا تجاوزها، ويمنع أيضاً نشر أي تقارير أو وثائق أو إتلافها إلا بقرار إداري من الجهة المختصة والمسؤولة منعاً للضرر والحرج.
منقول للإفادة ،،،
المراسلة هي لغة التخاطب بين الإدارات المختلفة والعاملين فيها ، وهي من أكثر وسائل الاتصال المباشر ، فعالية واستخداماً، التي لا يمكن الاستغناء عنها، وتعرف الرسالة بأنها ورقة مكتوبة مرسلها شخص عادي أو معنوي، تأخذ صفة المراسلة الحالية والشخصية،
أما الرسالة الإدارية: رسالة مكتوبة للتخاطب بين جهتين لغرض وظيفي، أي أن لغة التواصل هي الكتابة.
أنواع المراسلات الإدارية:
1- مراسلات رسمية خارجية: تصدر عن مؤسسة حكومية أو خاصة إلى جهة تقع خارج إطار إدارتها، كالمراسلات بين الدول أو بين الوزارات المختلفة.
2- مراسلات رسمية داخلية: تتم داخل المؤسسة نفسها.
3-مراسلات رسمية ذات اتجاه نازل: تأخذ طابع الأمر ، وهي من الإدارة العليا إلى الدنيا أو من الرئيس إلى المرؤوسين .
4-مراسلات رسمية ذات اتجاه صاعد: تأخذ طابع الرجاء والطلب، تكون من الإدارة الدنيا إلى العليا أي من المرؤوسين إلى الرئيس. 5- مراسلات رسمية ذات اتجاه أفقي: مراسلات بين أقسام وفروع المؤسسة الواحدة والأفراد العاملين فيها.
المراسلات الحكومية:
قرار إداري: تعليمات وأوامر مكتوبة من الإدارة العليا للتنفيذ من قبل الإدارات الدنيا.
بلاغ: عبارة عن توجيهات للجهات المعنية من أي سلطة إدارية مخولة، حول طريقة تنفيذ أي قرار أو مرسوم أو قانون. تعميم: إعلان كتابي يحمل توجيهات لضمان سير العمل خلال فترة .
خطابات: مراسلات كتابية إدارية رسمية موجهة بين المستويات الإدارية المختلفة.
مطالعات: توضيحات بشأن مسألة معينة، تقدم إلى الجهة المختصة، تتناول الأنظمة والقوانين التي تمس هذه المسألة وتطرح الحلول والبدائل.
الحاشية: عبارة عن تعليق على أي مراسلة حكومية مرسلة إلى مستوى إداري أعلى، توضع الموافقة من عدمها أو أي تعليق تنفيذي. التوصية: وهي اقتراحات لتطوير الأداء قد يؤخذ بها أو لا وفق ما تقدره الجهة المسؤولة.
البيان: موقف رسمي لجهة ما إلى الناس عامة لتحديد موقفها من أي قضية مطروحة للرأي العام.
إعلان حكومي: مراسلة رسمية تنشر على وسائل الإعلام وفي الجريدة الرسمية تتضمن شروط خاصة سواء فيما يتعلق بوظيفة أو بمناقصة وما شابه.
أهمية المراسلات الإدارية:
- سهولة الاتصال بين المؤسسات الإدارية دون حاجة إلى لقاء المسئولين عن قرب.
- مستند قانوني للتحاكم في حال التنازل والخلاف.
- مصدراً ومرجع معلوماتي عند الضرورة والحاجة.
- توفر الوقت والمال والجهد.
- تتيح لكاتب الرسالة التوسع في طرح الموضوع بمزيد من التفاصيل وهو أمر لا يكون في غيرها من وسائل الاتصال.
الجوانب الفنية في كتابة الرسالة متطلبات يجب توافرها عند كتابة الرسالة وإخراجها فنياً بمظهر جمالي بترك انطباعاً إيجابياً لدى قارئ الرسالة، ويشمل ذلك نوع ولون ومقاس الورق المستخدم، إَضافة إلى مضمون الرسالة وتنسيقها وأجزائها المتعارف عليها. الورق: يجب اختيار ورق ملائم لطبيعة الرسالة المرسلة والتي تعكس درجة اهتمام المؤسسة، وهناك مواصفات ينصح أخذها بعين الاعتبار عن كتابة أي رسالة:
اللون: يفضل استخدام فواتح الألوان، وخاصة اللون الأبيض، يريح العين وأكثر وضوح وأنسب للمراسلات الرسمية.
والنوع: اختيار ورق قوي، ناعم الملمس، لا يتغير لونه إلى الصفرة ولا يقبل التلف.
المقاس :مسافات معينة متعارف عليها يجب الأخذ بها.
المسافات: هو ما يترك من فراغات بين الكلمات أو الأسطر أو الفقرات، بحيث يعطي الرسالة مظهر جمالي مقبول وجاذب. الهوامش: هو المسافة بين حواف الورقة المستخدمة من جميع الجهات ونص الرسالة، ولها دور في حفظ الرسالة من التلف في حال تمزقت أطرافها ، ويمنع تزوير الرسالة.
أجزاء الرسالة هناك عناصر وأجزاء أساسية يجب توافرها في أي رسالة إدارية في أي اتجاه
وهي: اسم وعنوان مرسل الرسالة: يكون في صدر الرسالة المرسلة ويتضمن البيانات الأساسية عن المؤسسة أو المنظمة المرسلة ، الاسم والشعار والهاتف والعنوان.
رقم وتاريخ كتابة الرسالة: وهو عنصر هام في الرسالة، يكتب في الجهة اليسرى أعلى الرسالة، وهو ما يجعل منها وثيقة رسمية. مرفقات و مشفوعات: يشار لها في مكان مخصص أسفل التاريخ، ويشار لها داخل الموضوع إذا كانت في جوهر الموضوع ومهمة.
الموضوع: عنوان يختصر موضوع الرسالة في الأعلى، بحيث يضع القارئ في صورة المطروح.
اسم وعنوان المرسل اليه: هو عنصر مهم من عناصر الرسالة ، قد تكون مرسلة لشخص أو مؤسسة ، فيكتب الاسم مسبوقا بكلمة (السيد/ السادة) ثم يتبع بكلمة (المحترم /الكرام..) تحية الرسالة: تأتي بعد كتاب إليه المرسل إليه ، لما لها من أثر طيب على القارئ وهي من الأدب والخلق ، يفضل الاختصار في ذلك ، هناك من يستخدم تحية الإسلام: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته أو تحية طيبة وبعد.
متن أو محتوى الرسالة: وهو نص الرسالة ومحتواها ومضمونها، ويفضل أن تكون حول موضوع واحد ، في حال الاضطرار تقسم الرسالة إلى فقرات ، مع الإشارة في كل منها إلى عنوان ورقم الرسالة المردود عليها مثلاً.
الجوانب الموضوعية في كتابة الرسالة يقصد بها الطريقة والأسلوب الذي تكتب فيه الرسالة وما تتركه من أثر إيجابي عند القارئ ما يسهل بناء العلاقات بين الأطراف المعنية، خاصة فيما يتعلق بوضوح ودقة وترابط الرسالة التي تريح قارئها وتضع له النقاط على الحروف بعيداً عن العشوائية والضبابية، وتتمثل الجوانب الموضوعية في الرسالة في الآتي :
الوضوح: اختيار كلمات سهلة بسيطة دون تعقيد و غموض وحشو، وأن تكون الجمل والأفكار مترابطة متناسقة ، ليسهل على المتلقي فهم المعنى والمقصد من الرسالة.
السهولة والبساطة في لغة الكتابة، مناسبة للإنسان العادي، مع تجنب اللغة العامية أو الفصحى المعقدة التي لا تحقق المعنى ومقصده.
الاختصار: التركيز على الموضوع، واختيار الكلمات والعبارات الأنسب بإيجاز دون إطالة أو اسهاب، وتجنب التكرار والحشو الذي لا يضيف شيئاً.
قوة اللغة: أي خلوها من الأخطاء اللغوية والنحوية، استخدام كلمات تترك أثراً عند القارئ، مع ضرورة تجنب الألفاظ الركيكة أو تلك التي تحتمل أكثر من معنى وتفسير.
لطافة اللغة: بحيث تكون لغة تنم عن احترام وأدب متبادل، تسهم في بناء العلاقات واستمرارية التواصل الفعال.
قواعد كتابة المراسلات الإدارية احترام السلم الإداري والتدرج الوظيفي، وهو يتخذ شكل هرمي من الإدارة العليا إلى الأسفل. المسؤولية عن اتخاذ أي قرار وتحمل توابعه، وينصح في هذا الإطار بعدم استخدام ضمير الجمع، وإنما استخدام الضمير المفرد مضافاً دون ذكره. الحيطة والحذر في لغة الكتابة خاصة فيما يتعلق بالمواضيع التي يترتب عليها اتخاذ قرارات حتى لا يتحمل توابعها. المحافظة على أمانة المهنة وأسرار المؤسسة بحيث تكون المراسلات والخطابات وما ينتج عنها من قرارات داخل حدود هذه المؤسسة لا تجاوزها، ويمنع أيضاً نشر أي تقارير أو وثائق أو إتلافها إلا بقرار إداري من الجهة المختصة والمسؤولة منعاً للضرر والحرج.
منقول للإفادة ،،،